Mobile Buchhaltung für Freiberufler

Buchhaltung unterwegs – vom Smartphone aus

Als Freiberufler sind Sie viel unterwegs? Ihre Buchhaltung sollte mitkommen!

MOBIL: Belege scannen, Rechnungen schreiben, Banking – alles vom Smartphone!

Die besten Buchhaltungs-Apps 2026

App Belegerfassung Rechnungen Banking OCR Offline Preis
Digitales Büro ✅ Automatisch ✅ Ja ✅ API ✅ KI-gestützt ⚠️ Teilweise €29-99/Monat
sevDesk ✅ Foto ✅ Ja ✅ Sync ✅ Ja ⚠️ Teilweise €16-47/Monat
Lexoffice ✅ Foto ✅ Ja ⚠️ Readonly ⚠️ Basis ❌ Nein €9-25/Monat
DATEV ⚠️ Basis ✅ Ja ⚠️ Readonly ❌ Nein ❌ Nein €15-30/Monat
FastBill ✅ Foto ✅ Ja ⚠️ Readonly ⚠️ Basis ❌ Nein €9-50/Monat

TOP-EMPFEHLUNGEN:

  • Digitales Büro – Maximale Automatisierung mit Provider-APIs (→ Mehr erfahren)
  • sevDesk – Beste Mobile App für manuelle Belegerfassung

Belege scannen: So geht's

1. Foto machen (mit Smartphone)

Tipp: Gute Beleuchtung, gerader Winkel

2. App erkennt automatisch (OCR)

Was wird erkannt:

  • ✅ Betrag
  • ✅ Datum
  • ✅ Händler/Lieferant
  • ✅ MwSt.-Satz

3. Kategorisieren & speichern

Kategorien:

  • Büromaterial
  • Reisekosten
  • Software
  • Hardware
  • etc.

4. Fertig!

Beleg wird:

  • ✅ In Cloud gespeichert (GoBD-konform)
  • ✅ Automatisch in Buchhaltung übernommen
  • ✅ An Steuerberater übermittelt (quartalsweise)

Use Cases: Buchhaltung unterwegs

Beispiel 1: Tankquittung

Sie tanken → Quittung fotografieren → OCR erkennt:
- €67,50
- Shell Tankstelle
- 15.11.2025
→ Kategorie: "Fahrtkosten"
→ Gespeichert!

Beispiel 2: Café-Meeting

Kundenmeeting im Café → Rechnung (€12) fotografieren
→ OCR erkennt: Café Extrablatt, €12
→ Kategorie: "Bewirtung (70% absetzbar)"
→ Notiz hinzufügen: "Meeting mit Kunde XY"

Beispiel 3: Rechnung unterwegs schreiben

Projekt abgeschlossen → Rechnung schreiben (per App)
→ Kunde wählen
→ Positionen eingeben
→ Rechnung per E-Mail versenden (eRechnung!)
→ Fertig!

sevDesk Mobile: Die beste App

Funktionen:

  • ✅ Belege scannen (OCR-Erkennung)
  • ✅ Rechnungen schreiben & versenden
  • ✅ Banking-Sync (Kontoauszüge abrufen)
  • ✅ Zeiterfassung (für Projekte)
  • ✅ Dashboard (Umsatz, offene Rechnungen)
  • ✅ Offline-Modus (Belege offline scannen, später sync)

iOS & Android

Download:

  • App Store (iOS): "sevDesk"
  • Google Play (Android): "sevDesk"

Preis: In sevDesk-Abo enthalten (€15,90-46,90/Monat)

Offline-Modus: Wichtig für unterwegs

Welche Apps funktionieren offline?

App Offline Belege scannen Offline Rechnungen Offline Banking
Digitales Büro ✅ Ja (sync später) ✅ Ja (Entwurf) ❌ Nein
sevDesk ✅ Ja (sync später) ✅ Ja (Entwurf) ❌ Nein
Lexoffice ⚠️ Eingeschränkt ❌ Nein ❌ Nein
DATEV ❌ Nein ❌ Nein ❌ Nein
FastBill ❌ Nein ❌ Nein ❌ Nein

→ Digitales Büro & sevDesk bieten vollen Offline-Support!

Sicherheit auf dem Smartphone

WICHTIG: Smartphone-Sicherheit beachten!

Checkliste:

  • ✅ PIN/Biometrie aktivieren (Face ID, Fingerprint)
  • ✅ App-Passwort setzen (zusätzlich)
  • ✅ Automatische Backups (Cloud-Sync)
  • ✅ Find My Phone aktivieren (iOS/Android)
  • ✅ Verschlüsselung (bei modernen Smartphones Standard)

Bei Handy-Verlust:

  1. Sofort: App-Passwort ändern (vom PC aus)
  2. Remote Wipe: Handy-Daten löschen (Find My Phone)
  3. Support kontaktieren: sevDesk/Lexoffice informieren

Häufige Fragen

Frage: Ist Mobile-Buchhaltung GoBD-konform?

Ja! Wenn die App GoBD-zertifiziert ist (sevDesk, Lexoffice, DATEV). Wichtig: Belege müssen 10 Jahre gespeichert werden (automatisch in Cloud).

Frage: Kann ich Belege nur per App erfassen?

Nein! Sie können auch:

  • ✅ Desktop-Software nutzen (parallel)
  • ✅ E-Mail-Import (Rechnungs-PDFs forwarden)
  • ✅ Scanner-Integration (ScanSnap)

→ Mobile App ist eine ZUSÄTZLICHE Option!

Frage: Was passiert, wenn ich offline bin?

sevDesk: Belege werden lokal gespeichert, sync automatisch bei Internet. Andere Apps: Meist nur online nutzbar.

Frage: Kostet die Mobile App extra?

Nein! In allen Buchhaltungs-Abos inkludiert (sevDesk, Lexoffice, etc.).

Jetzt mobile Buchhaltung starten!

✅ App-Empfehlung: Welche App passt zu Ihnen?
✅ Setup-Hilfe: OCR-Erkennung optimieren
✅ Mobile Workflows: Best Practices für unterwegs
✅ Kostenlose Erstberatung (30 Minuten)

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