eRechnung-Guide für Freiberufler: Alles was Sie wissen müssen

Was ist eine eRechnung?

✅ Eine eRechnung ist:

• ✅ Eine Rechnung in strukturiertem elektronischem Format
• ✅ Maschinell verarbeitbar (automatische Buchhaltung möglich)
• ✅ Konform zu EU-Standard EN 16931
• ✅ Entweder *ZUGFeRD oder XRechnung*

❌ KEINE eRechnungen sind:

• ❌ PDF per E-Mail
• ❌ Eingescannte Papierrechnung
• ❌ Foto einer Rechnung
• ❌ Word- oder Excel-Datei

Wichtig: Ab 2025 gelten neue Regeln!

Fristen: Wann muss ich was?

• Alle Freiberufler müssen eRechnungen empfangen können
• Gilt für B2B-Geschäfte (Freiberufler ↔ Unternehmen)
• Keine Ausnahmen!

Was Sie tun müssen:

• E-Mail-Adresse bereitstellen (reicht aus)
• Software zum Öffnen/Lesen von eRechnungen

📅 Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht (>€800.000 Umsatz)

• Freiberufler mit Jahresumsatz >€800.000 müssen eRechnungen versenden
• Nur für B2B-Rechnungen
• Papierrechnungen nicht mehr zulässig

📅 Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht (alle)

• ALLE Freiberufler müssen eRechnungen versenden
• Keine Umsatzgrenze mehr
• Übergangszeit endet

Übergangsregelung 2025-2026

• *2025-2026: Sie dürfen noch Papier-/PDF-Rechnungen versenden*
• *Aber: Sie müssen eRechnungen empfangen* können (seit 1.1.2025)
• Ab 2027/2028: Versandpflicht greift

Welches Format soll ich nutzen?

Es gibt zwei akzeptierte Formate:

ZUGFeRD (Empfohlen für Freiberufler!)

Was ist ZUGFeRD?

• Hybrid-Format: PDF (lesbar) + XML (maschinenlesbar)
• Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.3 (Mai 2025)
• Standard: EU EN 16931 konform

Vorteile:

• ✅ Menschenlesbar (normales PDF)
• ✅ Maschinell verarbeitbar (XML eingebettet)
• ✅ Keine spezielle Software zum Öffnen nötig
• ✅ Einfache Adoption für Kunden
• ✅ Funktioniert mit jedem PDF-Reader

Nachteile:

• ⚠️ Etwas größere Dateigröße als reines XML

Für wen geeignet?

• Freiberufler mit B2B-Kunden
• Kleine bis mittlere Umsätze
• Wenn Kunden auch PDF bevorzugen

XRechnung

Was ist XRechnung?

• Reines XML-Format
• Standard: EU EN 16931 konform
• Pflicht für öffentliche Auftraggeber (B2G)

Vorteile:

• ✅ Ideal für vollautomatische Verarbeitung
• ✅ Kleinere Dateigröße
• ✅ Pflicht für Rechnungen an Behörden

Nachteile:

• ⚠️ Nicht menschenlesbar (nur XML-Code)
• ⚠️ Benötigt spezielle Viewer-Software
• ⚠️ Höhere technische Hürde

Für wen geeignet?

• Freiberufler mit öffentlichen Auftraggebern
• IT-affine Nutzer
• Wenn Kunde XRechnung explizit verlangt

Empfehlung für Freiberufler

Für die meisten Freiberufler ist ZUGFeRD 2.3 die beste Wahl:

• ✅ Einfacher zu handhaben
• ✅ Kunden können es ohne Software öffnen
• ✅ Erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen
• ✅ Zukunftssicher

Nur wenn nötig: XRechnung

• Wenn Sie Rechnungen an Behörden stellen
• Wenn Ihr Kunde explizit XRechnung verlangt
• Wenn Sie technisch versiert sind

Unsere Empfehlung

Nutzen Sie ZUGFeRD 2.3 – das ist der beste Kompromiss aus:

• Gesetzlicher Konformität
• Benutzerfreundlichkeit
• Kundenakzeptanz

Wie erstelle ich eRechnungen?

Software-Optionen

Kommerziell (Empfohlen)

• Lexware office: €10-20/Monat, ZUGFeRD 2.3, DATEV-Export
• sevDesk: €16-47/Monat, modern, API-Integration
• Papierkram: €8-20/Monat, deutsche Software
• Billomat: €9-69/Monat, für Agenturen

Open Source (FOSS)

• Fakturama: Kostenlos, Java, ZUGFeRD-Support
• Odoo (Self-Hosted): ERP-System, sehr mächtig
• GnuCash: Buchführung + Rechnungen

DIY (für IT-Entwickler)

• Python: python-zugferd Library
• Eigene Scripts für Rechnungserstellung

Wie empfange ich eRechnungen?

Minimale Anforderung (ab 1.1.2025)

• E-Mail-Adresse: rechnungen@ihre-domain.de
• Software zum Öffnen:
  • ZUGFeRD: Jeder PDF-Reader (Adobe, Foxit, Browser)
  • XRechnung: ELSTER E-Rechnungsviewer (kostenlos)

Professionelle Lösung

• IMAP-Monitoring: Automatischer Rechnungseingang
• Validierung: Prüfung auf EN 16931-Konformität
• XML-Extraktion: Daten direkt in Buchhaltung
• Archivierung: GoBD-konform (10 Jahre)

Wir helfen: Beratung zur passenden Lösung!

Aufbewahrungspflicht (GoBD)

Was müssen Sie beachten?

• ✅ 10 Jahre aufbewahren (ab Rechnungsdatum)
• ✅ Unveränderbar speichern (kein nachträgliches Editieren)
• ✅ Elektronisch abrufbar (nicht ausdrucken und abheften!)
• ✅ Audit Trail: Änderungen protokollieren

Speicher-Optionen

• Cloud-Buchhaltungssoftware (Lexware, sevDesk)
• Eigener Server mit Backup
• DATEV-Integration (über Steuerberater)

Wichtig: Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden!

Strafen bei Nicht-Einhaltung

Was droht bei Verstoß?

• ⚠️ Bußgeld: Bis zu €5.000 (Ordnungswidrigkeit)
• ⚠️ Vorsteuerabzug: Gefährdet bei nicht-konformen Rechnungen
• ⚠️ Betriebsprüfung: Erhöhtes Risiko bei Nicht-Compliance

Häufige Fehler:

• ❌ Keine Empfangsmöglichkeit für eRechnungen (seit 1.1.2025!)
• ❌ PDF-Rechnungen als "eRechnung" bezeichnen
• ❌ Nicht EN 16931-konforme Formate nutzen
• ❌ Fehlende elektronische Archivierung

So vermeiden Sie Strafen:

• ✅ Jetzt handeln: Empfangs-Infrastruktur einrichten
• ✅ Software wählen: ZUGFeRD-fähige Rechnungssoftware
• ✅ Beratung holen: Wir helfen bei der Umsetzung
• ✅ Testen: Proberechnung erstellen und validieren

Wie Erwinklier Ihnen hilft

Kostenlose Erstberatung

• Analyse Ihrer aktuellen Rechnungsprozesse
• Empfehlung passender Software
• Compliance-Check

eRechnungs-Setup

• Installation & Konfiguration von ZUGFeRD-Software
• Schulung Ihrer Mitarbeiter
• Integration mit bestehender Buchhaltung

Laufende Unterstützung

• Validierung Ihrer eRechnungen
• Compliance-Monitoring
• GoBD-konforme Archivierung

Technologie-Partner

Wir arbeiten mit Infinity Labs zusammen:

• Digitalisierungs-Agentur
• eRechnungs-Software-Setup
• API-Anbindungen (DATEV, etc.)
• Website: https://infinity.labs.ooo

Häufige Fragen (FAQ)

Ja! Die eRechnungs-Pflicht gilt für alle B2B-Geschäfte, unabhängig von:

• Umsatzgröße
• Kleinunternehmerregelung
• Rechtsform

Empfangspflicht: Seit 1.1.2025 Versandpflicht: Ab 2028 (Übergangszeit bis dahin)

Nein! Die eRechnungs-Pflicht gilt nur für B2B (Geschäftskunden).

Für Privatkunden können Sie weiterhin nutzen:

• Papierrechnungen
• PDF per E-Mail
• Handgeschriebene Quittungen

Ja, aber nur bis 2026/2027:

• 2025-2026: PDF-Rechnungen noch erlaubt (Übergangszeit)
• Ab 2027: Nur noch bei Umsatz <€800.000
• Ab 2028: Nur noch eRechnungen (ZUGFeRD/XRechnung)

Wichtig: Sie müssen bereits jetzt eRechnungen empfangen können!

Kostenbeispiele:

• Software: €10-50/Monat (abhängig von Anbieter)
• Setup: €0-500 (einmalig, oft kostenlos)
• Schulung: €0-300 (wir bieten kostenlose Beratung)
• Laufend: Keine zusätzlichen Kosten

ROI: Zeitersparnis von 2-4 Stunden/Monat durch Automatisierung!

Welche Software empfehlen Sie?

Für die meisten Freiberufler:

• Lexware office: Gut für DATEV-Integration
• sevDesk: Modern, benutzerfreundlich
• Papierkram: Deutsche Software, DSGVO-konform

Für IT-Entwickler:

• Fakturama: Open Source, kostenlos
• Python-Scripting: Volle Kontrolle

Wir helfen: Kostenlose Beratung zur passenden Software!

Muss ich alte Rechnungen umwandeln?

Nein! Die eRechnungs-Pflicht gilt nur für:

• Neue Rechnungen ab 1.1.2025 (Empfang)
• Neue Rechnungen ab 2027/2028 (Versand)

Alte Rechnungen können im bisherigen Format archiviert bleiben.

Was ist mit ausländischen Kunden?

EU-Ausland:

• EN 16931 ist EU-Standard
• ZUGFeRD/XRechnung werden akzeptiert
• Grenzüberschreitend nutzbar

Nicht-EU:

• Keine eRechnungs-Pflicht
• PDF-Rechnungen weiterhin möglich
• Lokale Vorschriften beachten

Wo bekomme ich den ELSTER E-Rechnungsviewer?

Kostenloser Download:

• Website: https://www.e-rechnung.elster.de
• Funktion: Öffnen von XRechnung-Dateien
• Kostenlos: Vom Staat bereitgestellt

Für ZUGFeRD: Nicht nötig, jeder PDF-Reader funktioniert!

Checkliste: Bin ich eRechnungs-ready?

Bis 1.1.2025 (PFLICHT!)

• [ ] E-Mail-Adresse für Rechnungsempfang bereitgestellt
• [ ] Software zum Öffnen von ZUGFeRD installiert (PDF-Reader reicht)
• [ ] ELSTER E-Rechnungsviewer für XRechnung installiert
• [ ] Team/Mitarbeiter informiert

Bis 2027 (Empfohlen)

• [ ] Rechnungssoftware mit ZUGFeRD 2.3 ausgewählt
• [ ] Proberechnung erstellt und validiert
• [ ] Kunden über Umstellung informiert
• [ ] Archivierungs-Lösung (GoBD-konform) eingerichtet

Bis 2028 (Pflicht für alle)

• [ ] 100% der B2B-Rechnungen als eRechnung
• [ ] Keine PDF-Rechnungen mehr
• [ ] Compliance-Monitoring aktiv
• [ ] Mitarbeiter geschult

Jetzt handeln: Kostenlose Erstberatung

Was wir anbieten:

• ✅ 30 Minuten kostenlose Beratung
• ✅ Software-Empfehlung für Ihre Situation
• ✅ Compliance-Check (sind Sie ready?)
• ✅ Setup-Unterstützung (zusammen mit Infinity Labs)

Kontakt

📞 Telefon: [Nummer] 📧 E-Mail: [E-Mail] 🌐 Website: erwinklier.de 📍 Adresse: Lauf an der Pegnitz

Technologie-Partner: Infinity Labs - https://infinity.labs.ooo

Steuerkanzlei Erwin Klier - Ihr eRechnungs-Partner im Nürnberger Land